Varför anser experter att flexibilitet är ett måste inom FP&A?

Unit4 Financial Planning and Analysis (FP&A), Globalt

från Unit4 kommunikation november 10, 2021 | 4 min läsning

89 % av alla företag säger att deras förmåga att förutse viktiga händelser är låg, är det då ens någon idé att planera? Absolut, men planeringsprocessen måste vara agil.

Alla vet vi att planerings- och prognosarbete är svårt och att det finns stora utmaningar i dessa tider av ständig förändring, men finns det ett mer grundläggande problem med FP&A? Det är en fråga som experter och beslutsfattare ställer sig tillsammans med frågor som: Är vår strategi fortfarande aktuell? Har vi ett ändamålsenligt teknikstöd? Finns det något bättre sätt arbeta?

Ekonomisk planering och prognostisering betraktas med misstänksamhet

I studien ”The future of planning” utförd av Business Application Research Center (BARC), framkom att 95 % av alla organisationer upplever planerings- och prognostiseringsprocessen som problematisk. Men är verkligen planeringsarbetet så ineffektivt? Och i så fall, varför lägger vi så mycket tid på det?

Problemet är att traditionella budgeteringsmetoder inte hänger med i den snabba förändringstakten vi nu tvingat vänja oss vid. Det positiva är att detta går att förändra. Men det krävas en hel del förändringar. Välkommen till en ny värld med ett flexibelt planeringsarbete. Låt oss titta närmare på följande frågeställningar:

Varför fungerar inte traditionella metoder?
Vad blir konsekvensen om planeringsarbetet inte fungerar?
Vad innebär flexibel planering?
Hur man kan göra planeringsarbetet mer flexibelt?

Varför håller inte traditionell planering måttet?

Det har visat sig att i takt med att marknaden blir mer och mer dynamisk och komplex blir traditionell och statisk budgetering mindre effektiv. De traditionella modellerna förlitar sig på en nivå av stabilitet och förutsägbarhet som i allt större utsträckning saknas.

BARC kom fram till att traditionell, långsiktig prognostisering inte längre fungerar, och mer än 80 procent av de tillfrågade höll med om att snabba prognoser är ett måste i framtiden. Det betyder att organisationer nu måste arbeta mer med kontinuerlig planering.

Med kontinuerlig uppdatering av prognoser och scenarios kan man snabbt tolka signaler från marknaden och vidta åtgärder vid behov.

Konsekvenser om planeringsarbetet inte fungerar

När prognoser gång på gång visar sig vara felaktiga skapas misstro vilket leder till att ingen litar på dem.

‏Planering och prognostisering betraktats med misstänksamhet i många organisationer. Det tar för lång tid, binder upp för mycket resurser, kostar mycket och kvaliteten på resultaten återspeglar inte den ansträngning som krävs.

Detta anser många kritiker enligt BARC.

Problemet leder oss in på lösningen. Om problemet är att prognostiseringsarbetet tar för lång tid, kostar för mycket och resulterar i felaktiga prognoser, då vet ni också vad som behöver åtgärdas.

För att kunna arbeta med snabba prognoser som med kort varsel ger de relevanta och aktuella insikter som ledningen behöver, måste ni se över era FP&A-processer och -verktyg. Detta är inget litet projekt och många organisationer är inte ens medvetna om att en förändring är nödvändig.

BARC menar att:

‏Fyra av tio företag uppdaterar sina prognoser minst en gång i månaden, och för branschledare är det till och med fler än sex av tio.

Vad innebär flexibel planering?

Om det traditionella planeringsarbetet inte fungerar, ska vi då sluta planera? Det enkla svaret är nej. Som BARC anger i undersökningen,

Vikten av planering för en agil företagsledning har ökat som ett resultat av pandemin.

Planering och prognostisering är förmodligen viktigare än någonsin tidigare. Ju snabbare saker förändras, desto snabbare krävs åtgärder.

Många företag investerar i bättre datahanteringsverktyg och integrerar alla sina datakällor fullt ut. Med modern teknologi som stöd kan de sedan reagera på situationer snabbare, ofta i realtid, i takt med utvecklingen. Detta är den verkliga kraften i ett flexibelt förhållningssätt till planering.

Hur gör ni ert planeringsarbete mer flexibelt?

De organisationer som kommit långt på området har investerat i nya processer och ny teknik, och eliminerat statiska och föråldrade arbetsmetoder. Moderna verktyg kopplar ihop data, tar bort hinder och ger dem möjlighet att anpassa och justera alla parametrar snabbt och enkelt.

Detta gör all skillnad. Utmaningarna finns kvar, skillnaden är helt enkelt sättet de svarar på dem. De organisationer som BARC frågat har antagligen rätt, i en värld som rör sig så snabbt är det orealistiskt att förutsäga vad som kommer att hända. Det som är viktigt är reaktionsförmågan

Man kan inte planera för allt, men man kan vara redo för, i princip, vad som helst. Verktygen upptäcker inte utmaningar, men de ger er möjligheten att hitta lösningarna på dem snabbt. Det gör flexibel planering till ett av de mest kraftfulla verktygen i en föränderlig värld.

För mer information, läs BARCs fullständiga rapport om The Future of Planning här. Där kan du läsa hur moderna verktyg låter er planera för morgondagen, och tar upp vikten av en agil företagsledning, vilka utmaningar ni står inför och vilka åtgärder ni kan vidta för hantera dem.