5 viktiga saker att överväga innan ni migrerar ERP-systemet till molnet

Även om migrering av affärssystem till molnet kan leda till ökad transparens, kontroll och bättre prestanda tvekar en del organisationer att ta steget. Men det finns sätt att minska riskerna och ta ett steg framåt med tillförsikt. Här är de viktigaste områdena att tänka på. 

När det gäller storskaliga projekt som att migrera ERP-system till molnet kan processen vara fylld av svårigheter och de flesta organisationer är oroliga för: 

• Tidsåtgång och resursbrist.
• Potentiella störningar på grund av tekniska problem. 
• Medarbetare som känner sig obekväma med nya processer eller till och med motsätter sig förändring. 

Till detta kommer den ständiga utmaningen att navigera genom ERP-migreringen och samtidigt se till att verksamheten flyter på som vanligt. 

Potentiella problem med ERP-implementering och ERP-system kan överväldiga vissa företag och övertyga dem om att fortsätta skjuta upp migreringen. Men det är inte en hållbar situation.

Så säkerställer ni ett framgångsrikt molnmigreringsprojekt

I takt med att verksamheten förändras behöver organisationer även förändra hur de hanterar ekonomi, projekt, inköp, rapportering, prognoser och löner. 

Med rätt ERP-verktyg kan ni reagera effektivt på störningar i branschen och öka motståndskraften, förbättra effektiviteten genom att samla all data på ett ställe och bli mer effektiva. 

Den bästa vägen genom dimman av potentiella ERP-problem och lösningar är att fokusera på de grundläggande principerna och målen för er resa. Ta en titt på dessa fem områden som är nyckelfrågor vid ERP-implementering: 

Click to read ERP product brochure Gated

 1. Ta reda på varför ni migrerar till molnet

Molnet verkar fortfarande locka till sig en viss grad av mystik från dess mest energiska förespråkare. Men ni måste identifiera de fördelar som ERP-migreringen kommer att innebära för er verksamhet. 

Molnet är grunden för SaaS-modellen (Software as a Service) inom IT. Men om det är rätt för er organisation kan bero på svaret på en viktig fråga: hur mycket flexibilitet kräver er verksamhet? 

En av de stora fördelarna med molnet är dess förmåga att snabbt skala upp eller ner verksamheten som svar på efterfrågan utan några av de dolda kostnader eller avbrott i tjänsten som ofta följer med lokal infrastruktur (särskilt teknik som ofta behöver omkonfigureras). 

ERP-migrering till molnet kan vara perfekt för din organisation om den kräver flexibilitet och möjlighet att skala upp vid behov utan de enorma CAPEX-kostnader som är förknippade med att hantera alla era IT-resurser själv. 

 I takt med att fler organisationer använder artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML) i sina ERP-plattformar kommer molnet att bli alltmer nödvändigt för att ha tillgång till den kraft som krävs för att använda dem effektivt. 

2. Beakta säkerhet och bästa praxis

 Säkerheten var en gång i tiden den främsta farhågan hos organisationer som migrerade sina ERP-system till molnet. Men i takt med att tekniken mognar har vi sett en avsevärd förändring i molnleverantörernas förmåga att hantera säkerheten i sina plattformar. 

 En bra jämförelse är en del allmännyttiga företag som förr i tiden var tvungna att generera egen energi, men nu outsourcar de uppgiften till energibolag som är mycket mer tillförlitliga och prisvärda. På samma sätt outsourcar företag i allt högre grad sin IT-infrastruktur till företag som kan leverera och säkra deras egendom. 

Det främsta säkerhetshotet mot molnplattformar är detsamma som för alla andra plattformar - dåliga policyer och mänskliga misstag. Vid ERP-migrering bör ni avsätta tid för att implementera säkerhetspolicyer enligt bästa praxis och se till att alla i medarbetare förstår dem. 

3. Var medveten om din leverantörs "datagravitation" 

Det största misstaget med molnmigreringsprojekt för affärssystem brukade vara att man gjorde flytten för sent. Organisationer behöll sina gamla system lite för länge och flyttade sedan till molnet reaktivt när de konfronterades med det faktum att deras konkurrenter som tog steget tidigare nu var långt före dem. 

Men det blir allt tydligare att ett av de största misstagen är att ta steget utan att ta hänsyn till leverantörssamarbetet och deras "datagravitation". Detta kan leda till alla möjliga typer av problem med ERP-implementeringen och problem med att få in de nya systemen. 

Vad är "datagravitationen"? Enkelt uttryckt är det ett mått på hur svårt det är att flytta från en molnleverantör i framtiden, om behovet skulle uppstå. En av de största fördelarna med molnet är att det ofta går snabbt och enkelt att migrera data till de nya plattformarna. Men att senare byta till en annan molnplattform kan vara extremt kostsamt. 

Det är viktigt att planera migreringen av ERP-data noggrant, välja rätt leverantör första gången och vara medveten om deras "datagravitation". Bli inte överväldigad av hur enkel flytten är. Fråga dem hur svårt det skulle vara att flytta i framtiden om ni bestämmer er för att göra det. 

 4. Migrera kritiska system först - men var beredd på att snart gå "all in" 

Börja med att identifiera era kritiska system och forma er molnstrategi utefter dessa och migrerar sedan dessa först. Detta ärekosystem som fungerar bäst när de integreras och kompletterar varandras funktioner. De brukar också vara de mest resursintensiva. 

Efter detta är det bäst att identifiera sammanhängande system som behöver migreras. Flytta till exempel över alla planeringsapplikationer på en gång, i stället för att hantera varje system eller verktyg separat. 

För organisationer med större datamognad som redan utnyttjar AI och maskininlärning kan det vara klokt att välja en "data first"-strategi - att migrera data först. Ni kan sedan dra nytta av de många integrationsverktyg som finns tillgängliga för att fortsätta använda äldre system för att bearbeta dem när ni slutfört er ERP-migreringsresa. 

 5. Ta farväl av äldre system på rätt sätt 

En lyckad ERP-migrering kommer att kännas som att du har tagit ett stort steg framåt. Men att avveckla ett äldre system är inte helt enkelt - särskilt inte om det innebär att du har en kapacitetsbrist inom ett viktigt område. Många organisationer drar dock ut på processen i onödan på grund av en kombination av rädsla och nostalgi. Det är trots allt lätt att hålla fast vid ett system som man har förlitat sig på i 20 år. 

För att processen ska bli rätt måste man definiera vad som är kritiskt, vad som inte är det och hur man ska uppfylla de grundläggande kraven i det nya systemet efter ERP-migreringen. Som tur är ligger molnlösningar långt före äldre lokal teknik när det gäller användarupplevelsen, så medarbetarna bör kunna komma i gång snabbare. 

För att kunna övertyga verksamheten kan det krävas att ni kan kartlägga processer - kritiska och icke-kritiska - och visa hur de kommer att replikeras eller ersättas av det nya systemet.

Läs mer om ERP-migrering 

Det är viktigt att undersöka ERP problem och olika lösningar inom ERP samt att förstå de viktigaste frågorna kring ERP-implementering. Utforska hur Unit4 kan hjälpa din organisation på resan mot molnbaserad ERP genom att titta på detta webbinarium. Du kommer att få reda på hur ni kan göra processen snabbare och enklare, tack vare en framgångsrik ERP-migrering.