Fem utmaningar som ekonomiavdelningen måste hantera

In this blog, we will discuss 5 key issues affecting accounting and financial management, and how digital transformation can improve finance's ability to provide key strategic advice to other departments and at the executive level – keep reading to find out more.

1. Finance teams struggle with strategic tasks

The Hackett Group highlights the need for scenario planning capabilities – finance and accounting teams must work closely with other teams to offer insight that informs agile strategy – from the allocation of resources to the execution of plans.

The need for strategic advice from finance is only set to grow as organizations face increasingly turbulent markets and look to the CFO to lead the way with a coherent and data-led strategy.

Of course, being informed by data is key, and the single source of data truth that ERP provides across key functions is unrivaled when it comes to leading the organization with strategy.

Solution: CFOs should also focus on digital solutions that help reduce the level of manual and administrative tasks through automation, so this time can be repurposed for analyzing financial data and using this to form strategy.

2. Forecasting remains a challenge for the financial department

Forecasting future financial scenarios is difficult; it requires organizations to be capable of rapidly assessing their financial plans, budgets, and allocated resources to successfully pivot on a month-to-month or even weekly basis, based on external or internal changes.

The effects of constant and rapid change mean finance departments are under pressure to shift from traditional forecasting approaches.

Financial teams must adopt more flexible rolling forecasts and scenario plans that enable teams to realign priorities on the fly. It remains true that legacy systems will struggle to provide this flexibility, but digital and Cloud-based ERP and financial management tools will help.

Solution: Greater collaboration of accounting and finance with other key functions through ERP and financial management systems will ensure that all functions operate with the same single source of truth and can update their plans, based on data, as soon as the strategy is agreed upon, rather than creating a manual workload.

3. Legacy processes can't keep pace with Cloud's proven benefits

Digitization is the order of the day, and in many cases, that means replacing legacy systems that stand in the way of flexibility and integration.

The need for improved capabilities like up-to-the-minute data analytics has already seen a projected increase in Cloud adoption in areas such as enterprise performance management, where almost 45% of such deployments, according to Dresner, are now entirely Cloud-based.

By leveraging solutions such as Cloud-based financial management software, an entire organization can rely on a single source of truth that allows for better planning processes and succinct financial management when reporting performance to senior stakeholders.

CFOs must also hear out their end users, those in their office who use their financial management systems every day. Ultimately, your tech stack will affect their productivity when doing work.

Solution: CFOs must recognize the inefficiency of Excel, its inability to handle process-based tasks, its practical limits in a digital world, and its failure to keep up with trends such as AI and migrate to Cloud-led financial management.

I denna blogg tar vi upp fem nyckelområden som påverkar ekonomiavdelningen samt  hur digital transformation kan stärka ekonomiavdelningens förmåga att ge strategiska råd till övriga avdelningar och ledningen.

1. Ekonomiavdelningen har svårt att fokusera på strategiska arbetsuppgifter 

The Hackett Group lyfter fram behovet av scenarioplanering samt vikten av ett nära samarbete med andra avdelningar som områden som viktigt.

Efterfrågan på strategiskt stöd från ekonomiavdelningen bara ökar i takt med att omvärld och marknad blir alltmer volatila. Det är ekonomichefens uppgift att visa vägen framåt med en sammanhållen, datadriven strategi.

En nyckelfaktor är då att ha tillgång till pålitliga data. Den gemensamma informationskälla som ett ERP-system erbjuder – tillgänglig för alla nyckelfunktioner – är avgörande när det handlar om att ta rätt strategiska beslut inför framtiden.

Lösning: Ekonomichefer bör fokusera på digitala lösningar som kan automatisera och minska mängden manuella och administrativa arbetsuppgifter så att mer tid kan läggas på analys av finansiella data och strategisk planering.

2. Prognostisering är fortsatt en utmaning för ekonomiavdelningen

Att förutse framtida ekonomiska scenarier är svårt. Organisationer måste ha kapaciteten att snabbt utvärdera sina finansiella planer, budgetar och resurser för att kunna anpassa sig på månads- eller till och med veckobasis beroende på externa och interna förändringar.

Effekten av ständiga och snabba förändringar innebär att dagens ekonomiavdelningar känner sig pressade att överge de traditionella prognosmetoderna. 

Ekonomiavdelningen måste börja använda flexibel prognostisering och scenariomodellering så att medarbetare har en möjligt att löpande justera prioriteringarna. Föråldrade system kan däremot inte erbjuda denna typ av flexibilitet, vilket betyder att man måste vända sig till molnbaserade ERP-system och digitala finansiella verktyg.

Lösning: Ett tätare samarbete mellan redovisnings- och ekonomiavdelningen och andra nyckelfunktioner via ERP- och ekonomistyrningssystem säkerställer att hela organisationen arbetar med samma informationskälla. Detta betyder att man kan justera sina planer i realtid snarare än att skapa manuella arbetsmoment.

3. Äldre system kan inte hålla jämna steg med molnet

Digitalisering är en prioriterad fråga och i många fall innebär det att man måste ersätta äldre system som hindrar flexibilitet och integration. 

Behovet av förbättrade funktioner, såsom realtidsanalyser i nästintill realtid har lett till ett ökat användande av molnbaserade lösningar för verksamhetsstyrning. Enligt Dresner är drygt 45 % av lösningarna inom detta område helt molnbaserade. 

Genom att använda molnbaserad ekonomistyrning och -förvaltning kan hela organisationen förlita sig på en gemensam informationskälla, vilket underlättar planering samt rapportering till viktiga intressenter.

För ekonomichefer är det också viktigt att lyssna på medarbetare som dagligen använder systemen. Tekniken påverkar direkt deras produktivitet och arbetsflöden.

Lösning: Det är dags för ekonomichefer att acceptera att Excel inte har den kapacitet som krävs för att hantera processbaserade arbetsuppgifter. Programvaran är opraktisk i en digital värld och klarar inte av att hålla jämna steg med AI och molnbaserad ekonomiförvaltning.

4. Nytt grepp om kompetensutveckling 

Den snabba utvecklingen av system för ekonomiförvaltning har lett till att nya kompetenser efterfrågas (från cybersäkerhetsexperter till dataanalytiker). Utan omskolning och kompetensutveckling blir det svårt att genomdriva en lyckad digitaliseringsresa inom såväl ekonomifunktionen som den övergripande verksamheten.

Detta nya fokus på kompetensutveckling kräver att ekonomiavdelningen samarbetar med HR, kombinerar sina data och tar fram långsiktiga strategier för att attrahera, utveckla och behålla medarbetare.

”Gartners studier visar att det finns fem viktiga digitala kompetenser som är avgörande. De är teknisk kompetens, digital översättning, digitalt lärande och digital utveckling, hantering av digital partiskhet och digital ambition”.

Lösning: Behovet av korrekta prognoser och strategier ökar ständigt och ekonomichefen måste se till att nyckelpersonal på ekonomiavdelningen inte ombeds att göra mer än vad som rimligen är möjligt med verktygen som används. Det går inte att realisera en strategi – eller ens utforma den korrekt – om man inte har tillgång till lämpliga verktyg och funktioner.

5. Föråldrade processer är felbenägna och improduktiva

Lösningen på många vanliga utmaningar på ekonomiavdelningen är automatisering eftersom det minskar mängden manuella datakonsolideringsuppgifter, förbättrar datanoggrannheten och leder till färre fel, vilket är avgörande för att utforma bra strategier och säkra regelverksefterlevnaden.

Gartner rapporterar att: ”Nästan tre av fem (59 %) gör åtskilliga misstag varje månad på grund av att arbetsbelastningen ständigt ökar.” Enligt Gartner ”är automatisering av arbetsflöden lösningen. Processautomatisering ökar effektiviteten och kostnadsoptimeringen inom ekonomifunktionen”.

The Hackett Group anser att en framgångsrik förändringsresa inom ekonomifunktionen hänger på en bredare implementering av automatisering, kognitiva verktyg och AI i organisationen.

Lösning: Ekonomiavdelningarna måste investera i automatisering för att effektivisera strategiarbetet samt minska mängden manuella processer och den ohanterliga arbetsbelastningen.

Hur kan Unit4 hjälpa er?

Unit4 utvecklar modern programvara utformad för att introducera nya arbetssätt i verksamheten. Vårt ERP-system ger kontroll och transparens i hela organisationen genom en integrerad ERP-plattform.

Besök vår produktsida för att ta reda på mer om hur Unit4 ERP kan hjälpa din organisation eller kontakta oss idag.

Vanliga frågor

Vad är mest utmanande inom redovisning och ekonomiförvaltning?

De vanligaste utmaningarna på ekonomiavdelningen är:

• Föråldrad teknik och/eller fragmenterade system
• Behov av kompetensutveckling tex användning av AI
• Vikten av att utveckla mjuka kompetenser
• Behovet av realtidsdata för att underlätta beslutsfattandet

Det är extremt viktigt för ekonomiavdelningen att risker övervakas och hanteras. Man bör alltid vara uppmärksam på luckor i säkerheten. Den mest utmanande aspekten av dagens ekonomiförvaltning är det växande strategiska ansvaret ekonomichefen måste axla för att hjälpa ledningen att utveckla verksamheten.

Hur påverkar automatisering ekonomifunktionen?

Genom automatisering kan man eliminera repetitiva arbetsuppgifter som datainmatning och fakturabehandling. Automatisering gör det även möjligt att kraftigt minska antalet mänskliga fel och säkerställa korrekt hantering som följer gällande regelverk, samtidigt som driftskostnaderna sänks och strategiarbetet prioriteras.