Blogg

Shared Services: Vad innebär det egentligen?

Publicerat av  Urban Danielsson

Det talas mycket om Shared Services, men vad är det egentligen och vad används det till?

Kortfattat kan man säga att Shared Services är en affärsmodell/ett organisationssätt där företag centraliserar sina administrativa funktioner. Ett Shared Service-center (SSC) etableras ofta när flera affärsenheter kan använda en gemensam tjänst, som till exempel tjänster inom områden som HR, personaladministration, ekonomi, lön, juridik, IT samt bokföring.

Varför Shared Services?

Syftet med att etablera ett Shared Service-center kan t.ex. vara att återfå kontrollen över kostnads - och kvalitetsutvecklingen i verksamheten. Det kan även vara ett alternativ till outsourcing, lean, nyutveckling eller andra organisatoriska förändringar som högsta ledningen initierar. I och med att man centraliserar sina administrativa funktioner kan man effektivisera sina affärsprocesser och systemstöd (t.ex. sitt affärssystem) och på så sätt få en högre servicekvalitet på sina tjänster, dessutom till lägsta möjliga kostnad inom organisationen.

Vad kännetecknar ett Shared Service-center?

Många gånger etableras ett center för de organisatoriska enheter som opererar med fullt ansvar för vinst och förlust samt för avdelningar och enheter som utför uppgifter som vanligtvis är standardiserade, t.ex. som lön och utbildning. Det kan tyckas att införandet av Shared Services enbart är en centralisering av tjänster, men begreppen skiljer sig åt på några viktiga områden:

Shared Serivce-center Centalisering av tjänster            

Fokus på affärsbehov för interna kunder som divisioner eller avdelningar

Huvudkontoret dominerar vilka krav som ställs

Tjänstefokus bestäms efter förhandlingar utifrån kundernas behov

Tjänsterna standardiseras oberoende av lokala affärsbehov

Lokalisering bestäms av vad som bäst tjänar kundens behov

Tjänsterna förläggs oftast till huvudkontoret

Centret har ansvaret för både kostnader och kvalitet när det gäller tjänster som tillhandahålls

Tjänsteleverantörer är inte
ansvariga för kostnader och kvalitet       

Avtal om servicenivå (SLA) används för att mäta prestanda när det gäller tjänsten Kan jämföras med samlokalisering


Läs gärna rapporten "Delad ekonomifunktion sparar pengar" där Radar fördjupar sig ännu mer i ämnet. 

 

Urban Danielsson

Urban Danielsson är lösningsarkitekt på Unit4 och arbetar med Unit4s produkter, främst Unit4 Business World, för att säkerställa att kundernas och marknadens behov kan uppfyllas på bästa sätt. Han har arbetat inom detta område under många år och har tidigare varit konsult och projektledare för implementeringar av affärssystem. Utbildad ekonom och har erfarenheter från de flesta branscher från offentlig sektor till projektorienterade verksamheter